入退社労務手続きチェックリスト
入社・退社時に漏れなく手続きを完了させるためのチェックリスト。期限遅延は行政指導・ペナルティの原因となるため、フローの標準化が重要。
入社時チェックリスト
書類収集（初日または事前）
- **マイナンバー（個人番号）**の収集（本人確認書類と合わせて）
- 雇用保険被保険者証の回収（前職分。紛失の場合はハローワークで再発行）
- 年金手帳 or 基礎年金番号通知書の確認（2022年以降は原則不要だが番号確認のため）
- 扶養控除等申告書（給与所得者のもの。初回は入社時に提出）
- 給与振込口座の届出（通帳コピーまたは口座番号メモ）
- 住民票記載事項証明書 or 住所確認書類
- 健康診断結果（採用時健診の実施 or 既存書類の確認）
- 前職の源泉徴収票（年内に転職の場合。年末調整で必要）
- 通勤経路・交通手段届出書（通勤手当計算のため）
社会保険（健康保険・厚生年金）
- 被保険者資格取得届の作成・提出（入社から5日以内）
- 提出先：年金事務所 or 健康保険組合
- 被扶養者（異動）届の提出（扶養家族がいる場合）
- マイナンバーおよび収入確認書類を添付
- 健康保険証の受取・本人への交付
雇用保険
- 雇用保険被保険者資格取得届の作成・提出（翌月10日まで）
- 提出先：ハローワーク
- 雇用保険番号（前職の被保険者証から確認）を必ず記入
- 雇用保険被保険者証の保管（事業主が保管し、退職時に交付）
給与・税務
- 給与計算システムへの登録（氏名・住所・口座・入社日・等級等）
- 源泉所得税の甲欄・乙欄の確認（扶養控除等申告書提出済み→甲欄）
- 住民税の特別徴収切替（前職があり当年6月以降の場合は市区町村から通知）
その他
- 労働条件通知書（または雇用契約書）の交付と保管
- 就業規則の周知（規則の配布 or 掲示場所の案内）
- 秘密保持・競業避止誓約書（会社規定による）
退職時チェックリスト
書類の整理・交付
- 退職証明書の準備（本人から請求があった場合に交付義務あり）
- 源泉徴収票の交付（退職日の翌月末日までに交付義務）
- 雇用保険被保険者証の返却（保管中のものを本人へ）
- 健康保険証の回収（退職日の翌日が資格喪失日。任意継続申請案内も）
社会保険（健康保険・厚生年金）
- 被保険者資格喪失届の作成・提出（退職翌日から5日以内）
- 提出先：年金事務所 or 健康保険組合
- 被扶養者の資格喪失届も同時に処理
- 任意継続制度の案内（本人が希望する場合は退職日翌日から20日以内に申請）
雇用保険
- 被保険者資格喪失届の作成・提出（退職翌日から10日以内）
- 離職証明書の作成（本人が離職票不要と申し出た場合を除き作成義務あり）
- 賃金台帳・出勤簿で直近6か月の賃金を記載
- 本人に内容確認・署名させる
- ハローワーク処理後、離職票（1・2）を本人へ郵送
給与・税務
- 最終給与の計算（日割り計算・精算）
- 住民税の処理
- 6月〜翌5月分の残額：退職月の給与から一括徴収 or 普通徴収切替
- 市区町村へ「給与所得者異動届出書」を提出
- 社会保険料の精算（退職月の扱いに注意：月末退職は当月分まで控除）
その他
- 貸与物の回収（社員証・PC・社用車・制服等）
- アクセス権の削除（メール・社内システム・入館証等）
- 秘密保持義務・競業避止義務の再確認（誓約書の確認）
月末退職 vs 月中退職：社会保険料の違い
| 退職日 | 資格喪失日 | 当月保険料 |
|---|---|---|
| 月末退職（例：5月31日） | 翌月1日（6月1日） | 5月分まで徴収（翌月6月給与はなし） |
| 月中退職（例：5月20日） | 5月21日 | 4月分のみ徴収（5月分は発生しない） |
→ 月末退職は保険料が1か月多く発生するため、給与計算時に注意。
社会保険喪失後の保険選択肢（退職者への案内）
| 選択肢 | 特徴 | 手続き期限 |
|---|---|---|
| 任意継続（健康保険） | 最大2年間、全額自己負担で継続 | 退職翌日から20日以内 |
| 国民健康保険 | 市区町村に加入、所得割＋均等割 | 退職翌日から14日以内 |
| 家族の扶養に入る | 扶養家族として配偶者等の健保加入 | 事実発生から5日以内（扶養者の勤務先経由） |
よくある実務ポイント
- 退職日が月末か月中かで社会保険料の控除月数が変わる。必ず確認する
- 雇用保険の資格喪失届と離職証明書は同時提出が原則
- 退職者の住民税処理（一括徴収 or 普通徴収）は退職翌月の市区町村への届出が必要
- 健康保険証の回収忘れは情報漏洩リスク。回収できない場合は保険者へ亡失届を提出
- 短期離職（数か月以内）の再入社の場合、被保険者番号が変わらないか要確認